価値のない資料はゴミ同然? 資料作成の総合的な「魔法」力を身に付けよう

資料作成に関するノウハウは数多くありますが、その一方で「資料作成に時間がかかってしまう」「AIやテンプレートを使っても意図に合わせて修正していくうちにツギハギ感が出てしまう」「資料作成にとりかかるまでに時間がかかりすぎてしまう」そんな悩みを持つ人は少なくありません。

本稿では、年間1,000枚以上のスライドを作成し、顧客リピート率90%以上、PowerPointをこよなく愛する「パワポ師」堀 裕紀さんが資料作成の考え方とスライドの見せ方を解説します。

12月20日(水)には、堀さんの著書『パワポ師直伝 資料デザインの魔法 素早く作り、正しく伝える』の発売記念オンラインイベントを実施します。

パワポ師直伝 資料デザインの魔法 素早く作り、正しく伝える

よい資料とは何か

当然、資料を作るのであれば「よい資料」になるようにしたいですよね。では、聞きます。あなたにとって「よい資料」とは何でしょう?

• 見やすいもの?
• デザインがきれいなもの?
• 手間をかけずに作られたもの?
• 内容が詰め込まれたもの?
• 文字が大きくビジュアルメインなもの?

周りの方にも聞いてみてください。まったく同じ意見はないはずです。それもそのはず、イメージしている資料の使い方がみんなそれぞれ異なっているからです。

• 資料にデザインは不要だ
• 資料はきれいに整えるべきだ
• 資料にアニメーションは不要だ

資料に関してさまざまな論争がありますが、私が思うにすべて正解ですべて間違いです。デザインやアニメーションは「場合による」ことが多いのです。

私が考える本当によい資料とは、
「早く作れて、わかりやすい、目的が達成される資料」

その目的を達成するためには「デザインが必要か? アニメーションが必要か?」を考えていきましょう。資料だけを見るのではありません。本来の目的を見据えて、資料がツールとして最適な役割を果たす「よい資料」になるように作りましょう。

資料作成の基本ステップ

資料作成の基本ステップは大きく分けると「決める」「考える」「作る」の3つになります。たかが資料と思われがちですが、価値のない資料はゴミ同然です。何を伝えたいのか、何が書いてあるのかわからないような資料であれば作るだけ時間の無駄でしょう。一方で、基本のステップに従って作り込まれた資料はたとえデザインがいまいちだとしても、相手の行動を促すよい資料になります。

資料作成の基本ステップ

コンテンツの表現

これらの基本を踏まえて、コンテンツの見せ方の魔法をいくつかご紹介します。

「左から右」「上から下」に配置する

横書きになるスライドの場合、 要素の並びは左から右または上から下 になるようにします。手順や沿革など時間の要素がある場合は過去から未来へと配置します。時間の流れがない場合は、説明する順に配置します。

目線のイメージ

情報が多くなったら「Z型」に配置する

情報が多くなってくると情報を左から右、上から下に配置するだけではスライドに収まらない場面が出てきます。そんなときは 左から右、上から下を繰り返すZ型 を使います。

折り返す「Z 型」

大事なことは「大きく」

すぐにできる表現は、大事なところ・伝えたいところを大きくすることです。特に、単位がある数値を表現する場面では使うことが多いです。

大事なところを大きくする

画像に文字を重ねる

写真の効果を最大限に活かしてインパクトを出すには、スライド全面に配置する方法がおすすめです。さらに写真だけを使うよりも、文字も合わせて表示したほうがより効果的に印象を与えることができます。しかし、画像の上にそのまま文字を置くと読みにくくなってしまいます。

透過図形を入れて、テロップのように見せる

図形を下地にして文字を配置する

画像の色を部分的に変えて、文字が見えるように調整する

パワポの表現力をアップするには

「パワポの表現力を上げたいのですが、何かいい方法はありませんか?」私と同様に資料作成を仕事にしている同業の方からも聞かれる質問がこれです。

答えは、 「身の回りにあるものをパワポで作り続ける」 ただそれだけです。

PowerPointの機能を知るだけならすぐにできます。ただ、それをどのように使うか、また何をどう表現するかは日々トレーニングするしかありません。

資料作成の世界に足を踏み込んだ人は、目に入るすべての情報を、息をするように自然に「パワポではこうやればできそうだな」と思えるようになるでしょう。あなたの知らないPowerPointの世界、皆さんの参加をぜひお待ちしています。

豊富な購入特典も

本書をご購入いただいた方を対象に、資料作成の基本要件シート、手書きシート、パワポパーツ集、ショートカットキー一覧を購入特典として提供します。ダウンロードにはCLUB Impressの会員登録が必要です(無料)。本書の紹介ページ(https://book.impress.co.jp/books/1122101187)内の「特典」から利用できます。

無料オンラインイベントを実施

本書の発売記念に、著者であるパワポ師・堀裕紀が、執筆の裏側や本書の活用法など、さまざまなお話をさせていただきます。

すでに本書をご購入いただいた方も、ご検討中の方も、魔法のようなテクニックを学んでみたいというすべての方にお楽しみいただけるイベントです。ぜひ、お気軽にご参加ください。