「マイナポータル」で自治体の住民向け通知をデジタル化。NEC

NECは、従来、紙で郵送していた住民への通知を、「マイナポータル」のお知らせ機能によりデジタル化するフィールド実証を愛知県江南市で1月29日より開始する。住民サービスの利便性向上と自治体職員の事務作業効率化や働き方改善を目的としたもの。

これまで、自治体から住民への通知は主に郵送で行なわれ、住民は、長期不在時に郵送された通知が受け取れないなど課題があった。通知内容によっては、住民が手続きのために自治体窓口に出向く必要もあった。

自治体側は、通知の印刷や郵送にかかるコストや郵送作業に加え、通知に反応のない住民に対して職員が電話連絡をして、確認をする負荷もあった。

実証では、江南市での住民向けの通知のうち、基幹系システムから出力されるもので、回答を要するものや、納付を要するものを対象としてデジタル化。マイナポータルのお知らせ(回答)機能と公金決済サービス機能による、住民の利便性向上や自治体職員の事務作業効率化等の有効性を検証する。

NECが開発した技術を搭載した「NEC電子文書作成・データ一括添付ツール」を使用。紙での郵送を想定した通知に関するPDFから容易にマイナポータルへの電子文書を作成できる。マイナポータルへの電子文書に添付したいファイルや、手数料等の支払のための公金決済用URL等を、個人ごとに名寄せして電子文書に同封することも可能。既存業務のシステム改修や運用フローを変更することなく、紙による通知等の既存業務と併用しながら、マイナポータルを活用した住民への通知が可能になる。

これにより、住民は、長期出張や里帰り出産等で不在の場合でも、マイナポータルで通知を受け取ることができ、回答や申請が必要な場合も簡単に手続きができる。また、行政サービスの利用申請と同時に手数料等の公金決済もキャッシュレスで行なえる。

自治体は、通知の郵送費用・印刷費用や事務作業負荷の削減、通知の到達や開封状況のオンライン確認、公金決済のキャッシュレス化により、窓口業務の負荷軽減、業務効率化が可能となる。電子文書の往来や住民側のUIは、マイナポータルの仕組みを使用するため、システム開発や保守コストも削減できる。