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名刺スキャンだけで相手企業との契約情報確認。Sansan×クラウドサイン
2020年1月21日 15:15
Sansanと弁護士ドットコムは、クラウド名刺管理サービス「Sansan」と電子契約サービス「クラウドサイン」にて連携。Sansan上でクラウドサインの契約情報を確認できる「契約管理オプション powered by クラウドサイン」の提供を、5月より開始する。
同機能は、名刺をスキャンすることで、自社と相手企業との契約情報が確認できるSansanのオプション機能。利用には、Sansanとクラウドサインの両サービスの契約が必要となる。
Sansanでデータ化された名刺の「会社名データ」と、クラウドサインに登録されている契約データを突合し、「契約締結の有無」「契約時期」「契約名」など、該当企業との契約情報のうち必要な情報のみSansan上に通知される。
Sansanの会社詳細画面上でも契約情報の確認が可能。契約内容の詳細は、Sansanの同画面からクラウドサインのサービスに遷移し、確認できる。またコーポレートガバナンスへの配慮から、その際の閲覧権限はクラウドサインのアカウントを持つ社員に限定される。なお、クラウドサインの中にある雇用契約など個人情報が含まれる契約データは、Sansanの同機能では除かれる。
活用メリットとして、契約確認業務の短縮化、法務部門の業務負担軽減を挙げる。
契約確認業務の短縮化については、従来、企業の営業担当者や購買担当、アライアンスを担う部門は、他社と取引など行なう際に、企業間関係や相互性を確認するために、法務・総務部門にこれまでの契約の履歴情報を依頼。法務・総務部門は、自社の契約リストを確認し、返答するというフローが一般的だという。
Sansanの説明によれば、大体2時間から3時間かかるという企業があり、この業務をSansanの同機能を活用して短縮することにより、事業スピードを加速できるとしている。
法務部門の業務負担軽減については、紙で締結された契約書原本が倉庫に収納されているといった、通常の確認業務以上に時間と手間がかかるケースもあるとし、こういった手間を避けられ、業務効率化が期待できるとする。
そのほか、自社の誰がどの企業と契約を結んでいたかがわかるため、法務に聞かずに同僚に聞く、同僚コラボレーションを促進できると説明。さらに、これまで法務部門に閉じていた契約情報のうち、部外秘を除いた必要な情報だけ他部門でも参照でき、企業間コミュニケーションの状況を把握して、精度の高いアプローチや確度の高い営業活動に繋げられるとした。
また、運用に乗せるために何かをする必要はなく、既存のSansanの使用で運用できる点をポイントとして挙げた。
Sansanのオプション機能としての提供で、Sansan本体の月額利用料金に5万円の追加料金がかかることを想定。1月21日より、同機能に関する問い合わせを受け付ける。
なお現在の、Sansanの法人契約数は6,200社以上、法人向けクラウド名刺管理サービスのシェアは81.9％。クラウドサイン導入企業は6万社以上、電子契約利用企業の約80%がクラウドサインを利用しているという。
