契約書の製本・押印・郵送をお任せして一元管理できる「Contract One」

Sansanは、紙の契約書や電子契約書など、あらゆる形式の契約業務をオンライン上で完結し、一元管理を可能とするクラウド契約業務サービス「Contract One(コントラクトワン)」の正式提供を開始した。2021年7月より、45社が先行導入していた。

Contract Oneは、クラウド名刺管理サービス「Sansan」や、クラウド請求書受領サービス「Bill One」といった、Sansanが培ってきたアナログ媒体を正確にデータ化する技術をもとに開発した、「スマート台帳」と「スマート判子」の2つの機能を提供するサービス。紙の契約書をクラウドで受領・電子保存し、一元管理を可能にする。また、紙の契約書を取り交わす際に発生する製本や押印、郵送といった業務を代行する。

スマート台帳は契約書の一元管理を可能とする機能で、紙を含めたどのようなフォーマットの契約書もSansanの持つ技術によりデータ化し、クラウド上に保存される。スマート台帳には索引機能が備わっており、過去の契約書を探す際に契約内容や日付、契約企業名などから該当契約書や類似契約書などを見つけられる。なお、保存形式は改正・電子帳簿保存法に対応している。

スマート判子は、製本や押印、郵送といった業務を代行するサービス。ユーザー企業は、印鑑(印章)をContract Oneに預けることで、契約書作成に関わる製本から押印、郵送まで全てオンライン上で指示・実行できる。

契約書を発行する際にContract One上で指示をすると、Contract Oneが印刷・製本・押印を代行し、取引先に郵送。取引先から契約書を受領する場合は、ユーザー企業はオンラインで契約書の受領を確認し押印指示をすると、Contract Oneが押印を代行し、取引先に返送する。

Contract Oneを活用するメリットとして、紙やPDF、電子契約書など、様々な形式で作成された契約書をクラウド上で一元管理できるため、個別契約の期限管理や、関連性の高い契約書の把握が可能で、紛失、契約更新漏れや二重契約といったリスクを軽減できる点を挙げる。また全社横断で、誰がどのような契約を結ぼうとしているかを把握できることから、社内での契約状況の確認に要する工数を削減できるとしている。

Contract Oneでは7社の電子契約サービスと連携。導入している電子契約サービスによらず、PDF化やインポート作業などを行なうことなく、Contract One上で一元管理できる。連携する電子契約サービスは、クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、ドキュサイン、Adobe Sign、ジンジャーサイン、マネーフォワード クラウド契約、NINJA SIGN。各電子契約との連携機能は順次実装する。

料金体系は、10万円/月からで、契約書のデータ化件数により変動する。