コクヨの書類整理ツールを試す。紙資料をすっきり携帯、仕事効率化

みなさんは会議や打ち合わせをするとき、何を持って参加しますか? ノートに紙の資料、ペン、ノートPCといったところでしょうか。最近ではノートPCのみで「メモもキーボードで打ち込みです」といった人もいるでしょう。

わたくしは断然、紙にペン派なのでノートは必需品です。が、ノート派のみなさんに問いたい。意外とノート使わずに資料に書き込んでいませんか? ということを。

そうなのです。企画書関係やPDFの資料、ネット上の情報などをプリントアウトした「紙」に直接メモすることがとっても多いのです。ときには開いたノートの方には何も書いていないことすらあります。

そんなノート派から資料書き込み派になりつつあるみなさんに、とても便利なアイテムが登場しました。その名も「2つ折りドキュメントファイル」。コクヨの新しいワークツールブランド「BIZRACK」からラインアップされた、A4書類とこまごま文具をまとめられるファイルであります。価格は700円(税別)です。

10月18日に発売する「2つ折りドキュメントファイル」。A4を2つ折りにするので、サイズはA5ほど

A4用紙をスタイリッシュに持ち運ぶという新発想

見た目はA5のファイルやノートのサイズです。開いてみると、A4用紙を2つ折りする仕組みなことがわかります。開いた右側にはスリットがあり、名刺を入れられるそう。もはや名刺入れも不要とするシステマチック具合です。左側には中身を見える化したポケット。付箋やクリップなどを収納できます。

2つ折りドキュメントファイルを開いた状態

書類ポケットは3つあるので、企画書と資料などに分類したり、案件ごとにまとめたりといった使い方ができそうです。といったわけでさっそくお仕事セットを収納してみました。それがこちら。かさばる有線イヤホンも強引にポケットに入れてみましたが、マチがあるので大丈夫です。

オンライン会議の必需品であるイヤホンも収納。こうなってくるとペンもいっしょにしたくなるのでノド(折り目の部分)に引っかけようと思います。中央部分にペンホルダーがあったらいいですね

A4書類は会議などで使う分ぐらいなら問題なし

3つの書類ポケットには、それぞれ9枚、12枚、4枚と計25枚を収納しましたが、収納可能枚数は30枚ということで、まだ入りそうな雰囲気です。そして、開いた状態で持ち運ぶわけではありません。2つ折りにするのがポイントです。その2つ折りの状態がこちら。

上部がゴムの力でつぶれてしまうのが残念なところ

付属のゴムバンドで留めると、小物ポケットのない上半分がたわんでしまい不格好ですね。ゴムバンドでなく、システム手帳やスケジュール帳のように小口の中央部分にボタン留めの方が、上部が圧迫されず収まり良いように思えます。

とはいえ、持ち運ぶには問題なし、といったところでしょうか。これまで味気ない&使い古しでくすんだクリアファイルに入れて会議や打ち合わせに参加していたことを考えれば、なんとスタイリッシュになったことでしょう。

さらにA4用紙たちをファイリングして2つ折りに

ふだん、A4資料のたぐいは案件や企画ごとにクリアファイルに入れて管理・保管しています。そうするとそれなりの量になってきます。積み上げておくのですが、日々上下が入れ替わり、必要なファイルを探すのにまごつきます。

同じ案件でも各企画ごとにわけると、どんどんファイルも増える

そんなお悩みを解消してくれるファイルも、2つ折りドキュメントファイル同様のデザインで用意してくれました。それが「2つ折りクリヤーブック」であります。価格は600円(税別)です。

外見はA5サイズで、2つ折りドキュメントファイルとまったく同じデザイン

A5サイズの本体を開いてA4、さらに開いてA3サイズとなります。ポケットは、ホルダー型ポケットとクリヤーポケットを合わせて11ポケット分。つまり、A4資料を11件分この1冊で管理できるという按配。かなりの量を仕分けられそうです。

開くとA4をヨコにした体裁に

さらに開くとA3ヨコサイズに。つまりA4タテを見開きで管理できるというわけです

こういったアイテムは、ポケットごとに表裏の2枚を入れて整理＋閲覧を両立する使い方と、整理のみに特化する使い方ができますが、わたくしは後者を採用。今回は資料をたくさん入れてみることにします。

さっそく手元にあったA4資料を入れ込んでみます。11ポケットに対してA4用紙を計92枚ファイリング。1企画に10枚弱の資料があるようなイメージです。すべてがこの1冊にまとまりました。ただし実は、スペック上の収納可能枚数は整理＋閲覧想定の計30枚なので、かなりオーバーしています。

すごく仕分けられた感のあるたたずまい。現在進行中のものがパッとわかります

2つ折りクリヤーブックも、その名の通り「2つ折り」にするのが売りポイントです。2つに折った写真がこちらです。

強引に2つに折った印象。100枚近くの紙をたわませればそうなりますね

2つ折りになるといえばなりますが……もうゴムバンドも限界です。手から離してテーブルに置くと、自然と外れて開いてしまう感じ。まぁさほど支障がないといえば支障ないですが……これは、わたくしが悪い。詰め過ぎです。11件分も入れず、とりあえず今週関わりがありそうな5案件分50枚を収納してみました。

紙の量を約半分の50枚にすると、少しすっきり。不格好だけど

それなりに持ち運びやすくなりました。が、この商品もゴムバンドでなく、小口の中央部分にボタン留めがいいです。そうすれば厚みがあってもスッキリするといいますか、天地(ファイルの上部と下部)のたわみが解消されるからいいな、といった印象です。

もしくは、わたくしのような案件・企画仕分けでなく、1企画で1冊(企画書、スケジュール表、そのほか資料など)にして、全体で15枚前後にするといいのかしら、とも思います。まぁ15枚ほどであってもゴムバンドによるたわみは解消されません。

ともあれ「ノートを使わず資料に書き込む派」のみなさんには、使ってみる価値があるかもしれません。どんなにデジタル化しても普段の仕事では「紙まみれ」な状況に一石を投じる商品といえるでしょう。