転入届をタブレットとQRコードでペーパーレス化。つくば市とNEC

つくばイノベーションスイッチ ロゴ

つくば市はNECとともに、転入届作成時にタブレットを活用することで窓口手続きをデジタル化する共同研究を開始する。実施時期は、2020年1月から2月。

研究は市民窓口業務改革および公民連携の提案を募集する「つくばイノベーションスイッチ」の一環。NECより提案を受けて実施するもので、紙による手続きをデジタル化することで「市民サービス向上」と「庁内業務改善」の2つの想定される効果を検証する。

対象は住民異動手続(転入届)で、窓口改善ソリューション(SQRC、電子サイン技術、タブレット端末、RPA)を活用。従来の紙による申請手続きを、申請者がタブレット等でWeb入力し、QRコードを作成。そのQRコードを窓口職員が読み取り、タブレットへ連携。市民は申請内容を確認し、修正がある場合はタブレット上で修正を行なう。受付後は、業務システムへRPAが自動登録する。

概要図

想定される効果は、職員の業務効率化による窓口の混雑緩和、および市民の待ち時間減少。また、ユーザビリティに配慮したWeb申請画面により、紙の申請書よりも迷わず入力可能とし、記入時間の短縮も期待できるとしている。

庁内業務においては、紙の申請内容を住民記録システムへパンチ入力する時間削減、ペーパーレスによる保存スペースの削減、検索や整理の効率化、紛失や漏洩のリスク減少等の効果を見込む。

想定される効果について、転入者の待ち時間や職員の事務処理時間の測定、利用者アンケート等を通じて検証する。

実施担当課は市民部市民窓口課。対象の窓口は、複数ある転入受付窓口のうち1カ所。紙による申請も受け付ける。