電子メールや携帯電話、パソコンが当たり前になった現在、会社での仕事のやり方にも新しいツールが必要になっています。

会社で仕事を行なう上では、ビジネスに関する様々な書類を扱うことになります。営業提案書、会議議事録、販売データ、さらには日々のスケジュールやタスク、プロジェクトの進捗状況。社内の決裁書類や稟議書などもそうでしょう。

重要なのは、それらあらゆる書類は、データとして社内で共有されてこそ、より価値を増すということです。

会社で仕事を行うということは、チームで様々な資料や文書を共有していくことです。そうした書類がデータとして共有されると、さまざまなメリットがあります。たとえば、取引先から問い合わせがあった際に、仮に担当者が休みでも、別の社員が当該資料にアクセスできれば、すぐに問い合わせに答えることができますし、状況に応じて書類を手直しし、臨機応変に対応することもできます。また、新規で営業提案資料を作成する場合も、チームの誰かが作成した出来の良い資料をテンプレートとして利用すれば、手間を短縮できます。こういったチームとしての知識共有がビジネスのクオリティとスピードをアップしていきます。

スケジュールやタスク、プロジェクト進捗状況がデータとして社内で共有されていれば、上司は部下の状況を一目で把握でき、スケジュール調整も容易となります。

また、社内でやりとりされる事務処理上の書類なども、一から十まで電子化されていれば、提出→承認のワークフローが簡略化される上、用紙のコストも削減することができます。

グループウェアに代表されるコラボレーションツールは、そういった「データ」を社内で統合して扱うためのシステムであり、いまや業務を遂行するためには欠かせないものとなっています。

ただ、これまでは、コラボレーションツールを社内に導入するには、サーバーを新たに購入したり、ソフトウェアを導入したりしなければなりませんでした。さらに、それらを管理・運用する専任のスタッフが必要に――と、会社の規模によってはコスト的に厳しい選択肢でした。

そんな企業の悩みを解決するのが、マイクロソフト社のコラボレーションツール「SharePoint」をクラウドサービスとして提供する「SharePoint Online」です。

SharePoint Onlineを利用すれば、面倒なサーバーやソフトウェアの運用/管理は、マイクロソフト社に一任することができます。もちろん、サーバーハードウェアやソフトウェアを購入する必要はありません。

料金面でも、SharePoint Onlineは１ユーザーあたりの月額使用料金となっているので、必要なユーザー数だけ、ライセンスを購入すればOK。これなら、必要なときにアカウント追加できるため、その時々で最低限のコストで使うことができます。さらに、今まではSharePointを導入することが難しかった中小企業や、短期間のプロジェクトにおいても、申し込んですぐにSharePointの機能を使い始めることができます。

また、SharePoint Onlineには、すべての機能が利用できるStandard版、情報共有サイトからの読み取りと簡単なフォームへの入力のみが利用できるDeskless Worker Standard版の２つが用意されています。機能が制限されているDeskless Worker Standard版は、すべての機能が利用できるStandard版の半額ほどの価格に設定されています。企業は、ユーザーの使い方を考えて、Standard版とDeskless Worker Standard版を混ぜて使えば、コストを考えた運用が可能です。

SharePoint Onlineは、コラボレーション ソフトウェアとして定評のあるMicrosoft Office SharePoint Serverをクラウドのオンラインサービスとして提供しています。

SharePoint Onlineを利用すれば、クラウド上に用意されたディスクに、ユーザーが作成した文書や資料などを簡単に保存することができます。もちろん、アクセスするユーザー毎にアクセス権限を管理することができるので、他の部署の人が勝手に自分の部の資料にアクセスするといったことはありません。

さらに、Office 2007などと連携して利用すれば、資料や文書のバージョン管理も簡単に行えます。これを利用すれば、複数のユーザーで１つの資料を作成することができます。たたき台になる最初の文書をSharePoint Onlineで公開して、ほかのユーザーに修正を入れてもらい、最終的にひとつの文書を完成させることが可能です。以前なら、紙に印刷して、各ユーザーに回覧して、赤入れをしてもらって、最後に修正をまとめるといった工程が、SharePoint Onlineを使うことで、デジタルデータのみで効率よく進みます。

外出先など、インターネット接続が限定的な状況でも、Office2007のオフライン編集機能と組み合わせれば、SharePoint Onlineに常時アクセスしていなくても編集作業が可能です。オフラインで編集後、オンラインになった瞬間に、変更を反映することができます。 さらに、コンテンツ管理の機能も持っているため、部下が作成した資料を上司が確認して、社内の誰でもが閲覧できる資料としてSharePoint Onlineで公開するといったことも可能です。当然、部下から提出された決裁書類を上司が承認するまでのワークフローも、難なく実現できます。

SharePoint Onlineでは、各ユーザー毎に組織全体のディスク容量として250MBが追加されます。もちろん、オプションでディスク容量を拡張することもできます。

パソコンで作成した文書や資料をSharePoint Onlineに保存しておけば、自分のパソコンが壊れて、新しくしたとしても、すぐに仕事を行うことができます。また、Webブラウザーからデータにアクセスできるので、出張先からノートパソコンで、あるいはホテルのビジネスセンターにあるパソコンから、資料を確認することも可能です。
Windows Phone採用のスマートフォンを使用すれば、携帯電話からもアクセスすることができます。

セキュリティ面では、SharePoint Onlineには、Microsoft社が販売しているSharePoint Server向けのForefrontというウィルススキャンソフトが用意されています。仮にデータがウィルスに感染していても、全社にウィルスが広がるのを防止できます。

SharePoint Onlineを使ってみると意外に便利なのが、検索機能です。チームや会社全体で公開されている文書や資料が増えると意外に手間取るのが、必要な資料を探すことです。

SharePoint Onlineに膨大な文書や資料がアップされていても、強力な検索機能を使って、必要な文書や資料を簡単に検索することができます。

SharePoint Onlineは、ファイル共有だけでなく、様々な機能が用意されています。

例えば、ポータル機能を使うと、社員に様々な告知をしたり、有用なニュースを届ける社内ポータルサイトを作成したりできます。情報発信の対象を社員全員や部署全員など、特定できるのが便利です。さらに、社員ごとの個人用ポータルサイトを作成することもできるので、個人が社内向けにブログを書いたり、Wikiを作成したりすることもできます。アンケートを作成して、ユーザーからの回答を集計することも可能です。

また、複数のユーザーで使用できる予定表、プロジェクト タスク リストでプロジェクトの進捗状況を管理する機能も用意されています。予定表やタスク、連絡先などの機能は、ブラウザーを使用しなくても、Office Outlook 2007から直接、参照・編集が可能です。

SharePoint Onlineのサイトデザインは、Office SharePoint Designer 2007を使って、簡単に編集できるようになっています。これを使えば、簡単に自社独自のデザインにすることができます。また、各種のWebパーツも用意されているので、ユーザーの使いやすいようにカスタマイズすることができます。

Microsoft Online Servicesには、電子メールのExchange Online、コラボレーションのSharePoint Online以外にも、様々なツールが提供されています。

その中で、インスタントメッセージング（IM）機能や在席情報（プレゼンス）を提供するのがOffice Communications Onlineです。

IMや在席情報というと、Windows Live Messengerなどが個人用途でよく使われていますが、会社内で使用しても非常に便利です。

仕事に関係ないお遊びのソフトというイメージのIMも、最近では電子メールと電話の間に位置づけられるコミュニケーション ツールとして、ビジネスシーンで使われることが多くなっています。電子メールで返事をもらうほどではなく、簡単に話が終わることなら、IMの方が便利です。電話だと基本的に他の作業と同時並行で行うことは困難ですが、IMならドキュメントを作成したり、ネットで資料を探したり、読んだりしながら、返答ができます。終了したIMの内容はOutlookの専用フォルダ内に格納されていくので、IMの内容も履歴を残すことが可能です。また、在席情報が把握できることで、社員同士の連絡がよりスムーズなることは、言うまでもありません。

Office Communications Onlineは通常の個人用IMとちがい、やりとりされるメッセージが自動で暗号化されるので、セキュリティ的にも安心です。また、Microsoft OfficeシリーズやSharePoint Onlineとシームレスに統合可能なため、たとえばOfficeソフトウェアやSharePoint Onlineで作成したコラボレーションサイト上など、様々な場所で在席情報を表示することなどが可能となっています。

テレビ会議というと、高価なカメラを含む高額なシステムを利用―というイメージが強いかもしれませんが、Microsoft Online Servicesで提供されているOffice Live Meetingを使えば、パソコンに搭載されているUSBカメラを使って、簡単にテレビ会議を開くことができます。

PowerPointやWordなど様々なアプリケーションの画面を共有したり、ホワイトボード機能などが利用できるので、複数のユーザーでホワイトボードに書き込んだり、画面上のアプリケーションを操作したりしながら、会議室で会議を開くのと同じようにWeb会議を行うことができます。

多対多の会議はもちろん、一対多のセミナーなどをオンライン上で行うのにも適しています。PowerPointで作成されたプレゼンテーションと講師の顔を表示し、音声を入れて各受講者のパソコンに直接配信することができます。また、リアルタイムだけでなく、収録しておいたオンラインセミナーを後で再生することもできるので、ユーザーは後でセミナーを見返して復習をすることもできます。

Office Live Meetingは、Web会議システムとしてだけでなく、社員のトレーニングや販売店への情報提供手段として利用することも可能な、使いでのあるツールといえるでしょう。

SharePoint OnlineをはじめとするMicrosoft Online Servicesの便利さや管理の簡単さは、使ってみないとわかりにくいでしょう。マイクロソフト社では、SharePoint Online、Office Communications Online、Live Meetingを含めたMicrosoft Online Servicesを30日間無料で利用できるトライアルを行っています。これを試せば、Microsoft Online Servicesの便利さがよくわかるでしょう。

また、無料トライアルから、そのまま有償版に移行することもできるので、無料トライアルで使い勝手などを確認して、データをそのまま活かしたまま実運用を行うことができるのも便利です。

これまでの連載では、Microsoft Online Servicesで用意されたさまざまなサービスについて解説してきました。次回連載では、実際にそれらを導入する際に気をつけるべき点や、無料トライアルの活用について解説します。

[Reported by 山本雅史]